Datenschutzhinweise für Nutzer von Teams
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Internetpräsenz sind wir „Verantwortlicher” im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Sie können uns wie folgt erreichen:
Vereinigte Volksbanken eG, Friedrich-List-Platz 1, 71032 Böblingen
Tel.: 07031 864-0, Fax: 07031 864-99800
E-Mail: info@diebank.de
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:
2. Zweck der Datenverarbeitung
Die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Berater kann visuell über eine Videoübertragung erfolgen, über einen Text-Chat und/oder über eine parallele Telefonverbindung. Bei Bedarf zeigen Ihnen unsere Berater über die Bildschirmansicht auch elektronische Unterlagen an.
Sie können während der Telefon- und Videoberatung Ihren Berater über das Kamerabild sehen. Sie entscheiden selbst, ob Sie – sofern vorhanden – ebenfalls das Bild Ihrer Kamera übertragen möchten. Die Übertragung des Bild- sowie des Tonsignals als auch die Telefon- und Videoberatung selbst kann von Ihnen jederzeit beendet werden.
Bevor wir mit der Beratung starten, vergewissern wir uns auch selbstverständlich, dass Sie es wirklich sind. Hierzu identifizieren wir Sie dadurch, dass wir verschiedene Angaben zu Ihrer Person abfragen, die nur Sie wissen können.
Dabei erheben und verarbeiten wir automatisiert zunächst diejenigen personenbezogenen Daten, welche für die technische Erbringung des jeweiligen Dienstes erforderlich sind.
Je nach Verlauf des Gesprächs erheben und verarbeiten wir zusätzliche personenbezogenen Daten, welche für die Durchführung der von Ihnen gewünschten Beratung erforderlich sind. Sofern Sie sich für den Abschluss eines bestimmten Produkts entscheiden, erheben und verarbeiten wir ferner die nach ihrem individuellen Wunsch festgelegten Produktangaben. Die relevanten Angaben variieren je nach Produktgattung. Sie können diese den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen. Weitere Angaben finden sie auch in unseren Datenschutzhinweisen.
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen (nachfolgend: „Online-Meetings“) durchzuführen. „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.
Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Online-Meetings durchführen. Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft-Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung bei Microsoft einzusehen.
3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen unserer Telefon- und Videoberatung verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung der Telefon- und Videoberatung sowie zum Abschluss bzw. zur Vermittlung der von Ihnen gewünschten Bankgeschäfte, Finanzdienstleistungen, Versicherungs- und Immobiliengeschäfte sowie zur Ausführung der von Ihnen erteilten Aufträge. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
· IP-Adresse
· Angaben zum Benutzer: Anzeigename („Display name“), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
· Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern (optional)
· Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.
· Im Falle einer Aufzeichnung: Inhalte der Aufzeichnung (Bild, Ton und ggf. Texteingaben)
· Im Fall einer Transkription oder Zusammenfassung von Meetings werden gesprochene Beiträge der Teilnehmer automatisiert in Textform übertragen.
4. Welche Rechtsgrundlagen gelten?
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Soweit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein sollte, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) bzw. lit. f) DSGVO. Mit der Teilnahme an der über Teams geführten Kommunikation willigen Sie in die Verarbeitung oben genannter Kommunikation ein. Sie haben jederzeit das Recht Ihre Einwilligung zu widerrufen. In diesem Fall müssen andere Kommunikationswege genutzt werden.
Die Anfertigung von Aufzeichnungen, Transkriptionen oder automatisierten Besprechungszusammenfassungen erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie werden darüber vorher transparent informiert.
5. Empfänger / Weitergabe von personenbezogenen Daten
Innerhalb der Bank erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch der von uns für die Telefon- und Videoberatung eingesetzte Dienstleister und weitere Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu den genannten Zwecken Daten erhalten.
Weitere Informationen zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten und zum Bankgeheimnis finden Sie in unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen.
6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
7. Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Die Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert.
Aufzeichnungen und die damit verbundenen personenbezogene Daten werden nach der Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies zu Erfüllung des mit der Aufzeichnung verbunden Zwecks erforderlich ist.
Transkriptionen und automatisierte Besprechungszusammenfassungen werden grundsätzlich nur zweckgebunden gespeichert
8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Die Teilnahme an unseren Telefon- bzw. Videoberatungsangeboten ist freiwillig. Sofern sie unser Angebot nutzen möchten, ist es erforderlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten im beschriebenen Umfang verarbeiten.
Wünschen Sie den Abschluss eines Produkts, so müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss eines entsprechenden Produktvertrags ablehnen müssen.
Insbesondere sind wir nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung der Geschäftsbeziehung beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Wir wenden weder zur Durchführung der Telefon- und Videoberatung noch zu einem sich ggf. daran anschließenden Produktabschluss Verfahren zur vollautomatisierten Entscheidungsfindung an (Art. 22 DSGVO). Sollten wir in Einzelfällen doch ein solches Verfahren einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?
Im Rahmen der Telefon- und Videoberatung setzen wir kein Profiling ein.
11. Widerrufsrecht
Falls Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, kann Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen werden (siehe allgemeinen Datenschutzhinweis: https://www.diebank.de/datenschutz.html). Die Rechtsmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird, dadurch nicht berührt.